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【必見】ホテル宿泊時の領収書の発行方法を詳しく解説｜宿泊証明書についても
更新日: 2023/12/01
出張などでビジネスホテルを利用した場合、宿泊費を経費として申請するために領収書が必要となります。その場合、予約サイトで事前支払いしたケースと現地で支払いをするケースでは領収書の発行方法が違うことを知っていますか？また、一度作成した領収書を再発行する方法やその可否についても、この記事で解説！
領収書とは別に「宿泊証明書」が必要な場合、発行についてホテル側に事前に話しておいたり、書いてほしい項目をおさえたフォーマットを用意することも大切です。スムーズにこれらの証明書を取得するために、基礎知識を押さえておきましょう。
さらに、おまけ情報として筆者一押しのビジネスホテル「APA HOTEL（アパホテル）」の魅力についても解説します！ぜひ、次回のホテル選びの参考にしてみて下さいね。
領収書の発行ってどうすればいいの？
ホテルなどの領収書の発行方法は、予約サイトを通じて事前に決裁した場合と、ホテルに宿泊したあとに現地で直接支払いをした場合で異なります。ここからは予約サイトでの決済と現地決済の2パターンにおける領収書の発行方法についてまとめました。
予約サイトを通して支払いをした場合
Expedia(エクスペディア)やagoda(アゴダ)などの予約サイトを通じて事前に宿泊費を支払っている場合、WEBサイト上で領収書を印刷することが可能です。サイトのマイページから自分の予約一覧を表示し、宿泊済みの予約をクリックしてから「領収書の発行」などのボタンをクリックすると、自分あての領収書が印刷されます。
サイトによっては宛名も指定した上で印刷できるため大変便利です。サイトによっては、領収書画面を表示できる回数が限られている場合があるため印刷は速やかに行うようにしてください。
現地(ホテル)で支払いをした場合
ホテルで支払をする場合、チェックイン時にレセプションに「領収書がほしい」という旨を記載しておくとよいでしょう。宿泊費に対する領収書は、チェックイン時にもらえるホテルとチェックアウト時にもらえるホテルがあります。
チェックイン時に領収書をもらう場合、ルームサービスなどで後で使った費用の分については当然ながら記載されないため注意してください。
領収書の再発行の方法など詳しいルールを解説
領収書をなくしてしまったときや汚損してしまった場合、再発行が必要になる場合もあるでしょう。しかし、簡単に再発行ができてしまっては不正使用もできてしまいますし、どのような条件で再発行ができるのか気になるところです。
また、宿泊費と食事代など、領収書を分けることは可能なのでしょうか。
領収書の再発行ってできるの？
予約サイトなどを通じたオンライン領収書の場合は、ほとんどの場合再発行が可能です。ホテルで領収書の再発行は店舗によって方針が異なりますが、しっかりと事情を話せば問題ありません。どちらにせよ、不正利用防止のために再発行と分かるように印字されます。
領収書を分割してもらうことってできるの？
経費として計上できる上限額があったり、食事と宿泊で費目を分ける必要があるときなど、領収書を分けて出してほしいこともありますよね。
ほとんどのホテルの場合、脱税目的でなければ支払い金額の一部を領収書として書いてもらうことは可能です。ただし、ホテルによって禁止されている施設も存在するため、初めに確認しておいた方が無難でしょう。
宿泊証明書ってなに？発行の仕方も詳しく解説
宿泊証明書は、出張の記録として勤務先に提出することを目的とした書類です。企業によって決められたフォーマットがある場合もありますが、ホテルそれぞれの書式でよい場合もあります。
宿泊証明書とは
基本的には、決まったフォーマットはない「宿泊の証明」。会社によっては、出張の記録のために必要になることがあります。領収書とどう違うかというと、利用金額の記載が必須ではないことです。
あくまで「泊まった」という証明であればよいため、宿泊者の名前、宿泊日、宿泊施設の印鑑、名前にある人が宿泊したことを証明する、という一文さえあれば、一般的には証明書として認められます。
宿泊証明書の発行の仕方
チェックイン時にレセプションに、宿泊証明書が必要であることを伝えましょう。会社によって決まったフォーマットがあるなら、はじめに伝えておくことも忘れずに。あらかじめ印字して持ち出しておくとスムーズですよ。ホテルによっては、ホテル独自の宿泊証明書がなく、客側がフォーマットを持参しないと書いてもらえない場合もあります。
その場合はあとで書いてもらうのは手間になってしまうため、やはり事前に用意しておくのが無難ですね。また、ホテルによっては、フォーマットはあるものの、客側が記載してほしくないポイントまで詳細に記載するフォーマットになっている可能性も。会社に指定の書式がなくても、書いてほしい項目だけをしぼった証明書を自分で作成して持参しておくのがベストです。
【おまけ 筆者一押し☆】APA HOTEL（アパホテル）の魅力に迫る！！
ここからは、日本を代表するビジネスホテルブランド「APA HOTEL（アパホテル）」の魅力について解説します。「APA HOTEL（アパホテル）」でも、もちろん宿泊証明書・明細書の発行は可能！チェックインの際に必要な旨をフロントに伝えれば、チェックアウトの時にもらうことができます。
アパホテル！新都市型ホテルの快適空間！
MADE IN JAPAN！！
「～You’ll be back.つぎもその次もアパホテル～」をモットーに掲げる「アパホテル」。日本全国に留まらず、世界進出も果たした、日本が誇るビジネスホテルチェーンです。ここからは、筆者も頻繁に利用する、日本全国の駅周辺で数多く見かける「アパホテル」の魅力に迫ります！
「アパホテル」のコンセプト！
「アパホテル」が掲げる3つの要素「高品質」「高機能」「環境対応型」。この3つの要素が「アパホテル」の人気の秘訣であり、多くのリピーターを抱える所以です。
高品質
【快眠を実現する「Cloud Fit(クラウドフィット)」】
幅140cmの十分な広さを持つアパホテルオリジナルベッドを導入しています。「Cloud Fit(クラウドフィット)」は、アメリカの一流ブランドであるシーリー社とアパホテルが共同開発したベッドで、米国の特許も取得。Cloud＝雲から連想されるように、雲の上の寝心地をイメージして開発された極上ベッドです。
【TV(テレビ)・VOD無料】
コンパクトでありながら、窮屈さを感じさせない機能的な客室には、50インチ以上の液晶テレビが設置。テレビには、YouTubeやhuluなどの動画配信サービスを受信できテレビで鑑賞できる「キャスト機能」を搭載しています。さらに、アパホテルでは、通常有料であるVOD視聴を2021年2月より完全無料化。ルームシアターさながらの、客室での映画鑑賞を楽しめます。
【充実のアメニティー】
「アパホテル」には、もちろん申し分のないアメニティーが揃えられています。トリートメントやシャンプー、タオルやバスタオルはもちろんのこと、スリッパやナイトウエア(浴衣)もしっかりあるので荷物は少なめでOKです。消臭スプレーやドライヤーも完備！加湿器も常設または貸出が可能です。その他にも、様々なきめ細やかなサービスや設備が整っており、快適な滞在を約束してくれます。
【長期滞在に便利！コインランドリー】
長期滞在の際や、子連れ旅の時に重宝するコインランドリーも完備されています。有料にはなりますが、コインランドリーがあれば洗濯ができるので、着替えの荷物が少量で済み便利です。(※コインランドリーがない施設も一部あります。)
高機能
「アパホテル」は、「Time is Life！」の信念のもと、待たせないスピーディーな応対やサービスを心がけています。スピードチェックインやスピードチェックアウトを実現するため、QRコード決済や非接触型の機械の導入がなされ、よりスムーズなチェックインやチェックアウトが可能です。
さらに、都市型ホテルということもあり、立地にもこだわりがあります！駅からホテルまですぐ行ける場所にホテルがあり利便性がかなり高いです。方向音痴の筆者にとっては、駅から迷わず、すぐにホテルへ辿り着けるのは有難いポイント！東京都内であれば、平均徒歩2分半の場所に「アパホテル」は存在しています。
環境対応型
「アパホテル」は、人だけでなく自然環境にも配慮した次世代型ホテルでもあります。客室がコンパクトで無駄のない広さなのは、客室をコンパクトにすることによって炭酸ガスの排出量を抑えることができるからです。アパホテルならではの、たまご型バスタブは、通常のバスタブと比較し、約20％節水効果があり、ゆったり伸び伸び入浴できる優れものです。
「アパホテル」と言えば！やっぱり温泉！！
「アパホテル」の代名詞と言えば、広々「大浴場」や「天然温泉」！大都会に滞在しながら、大浴場で温泉タイムを満喫できるのは画期的なサービスであり、日本のビジネスホテルならではです。すべての施設に「大浴場」や「天然温泉」が完備されているわけではないですが、東京都心、新宿にも「大浴場」や「露天風呂」がある「アパホテル」がありますよ。ぜひ、大都会の摩天楼を感じながらのバスタイムを堪能してください。
「アパホテル」価格設定が安いことも人気の要因！
「アパホテル」の魅力と人気の秘訣は、上質なクオリティと利便性だけではありません！ズバリ、良心的な価格設定にあります。ビジネスホテルと同等の安い価格でありながら、徹底したサービスの実現がなされています。「安かろう悪かろう」ではなく、ゲストが満足できるサービスと施設設備、立地の良さはお値段以上であり、「安いけど十分満足！！」と感じさせてくれます。
おいしい朝食と名物アパ社長カレー！
非日常は、おいしい朝食からはじまるもの。「アパホテル」は、おいしい朝食ビュッフェでも有名です。アパホテル直営のレストランがある施設では、朝食バイキング「THE BREAKFAST」が頂けます。豊富なメニューは好評で人気！洋食も和食もどちらも楽しめ、朝から幸せの朝食タイムを満喫しましょう。
また、アパホテル直営のレストランでは、「アパホテル」名物の「アパ社長カレー」を買うこともできます！「アパ社長カレー」は、アパホテル発祥の地である石川県金沢の金沢カレーをヒントに、オリジナルのスパイスを調合し生まれた社長一押しのカレーです。まろやかで野菜とお肉の旨みが凝縮された風味は一度は経験したい逸品です！
安心・安全・安眠のアパホテル！
このような企業努力を継続し、安心と安全と安眠を安定的に提供できる「アパホテル」は絶大な人気と顧客満足度を実現しています。筆者も「アパホテル」は、頻繁に利用しているお気に入りのビジネスホテル。一人旅でも、出張でも、友人や家族との旅行でも、デートでも、どんな旅行シーンでも利用できる利便性とコスパの高いおすすめホテルです。
まとめ
領収書や宿泊証明書は取得を忘れてしまうと、あとで発行してもらうのが面倒な場合があります。出張前に必要書類やフォーマットを集めておき、間違いなく取得できるようにしておきましょう。
宿泊証明書のフォーマットなどは、自分で作成しておけばあとは毎回印刷するだけで何度も活用できます。必要な場合はできるだけ早く用意しておくと便利ですよ。
全国のホテル・旅館に泊まりながら旅するOL。パン作りが好きで、軽井沢を拠点にパン屋さんでも働く。これまで、100を超えるホテル・旅館に宿泊をしている経験を活かし、数々の旅行サイトでWEBライターとして働く。執筆した記事も100以上！ラグジュアリーなホテルから、民宿まで幅広く宿泊。国内のおすすめホテルを紹介するため日々、執筆に勤しみながら今日も素敵な宿泊先を予約して旅をする。
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