から1泊
【保存版】出張復命書の書き方｜基本的な書き方・抑えておきたいポイント！
更新日: 2023/11/09
”出張復命書”という言葉を聞いたことがある人はいるでしょうか？？
「出張復命書とは何かを知りたい」「出張復命書の書き方を知りたい」という方のために、出張復命書の説明から書き方までとても簡潔にまとめました。
この記事を読めば出張復命書初心者さんでも簡単に理解できます。
ぜひ、参考にしてみてくださいね。
復命書とは何？
「出張復命書」とは、小学校の連絡帳と領収書を合わせたようなもの。子どもの頃を思い出してみて下さい。お使いを頼まれると母親や祖父から購入費用とお駄賃をもらいますよね。そして帰宅すると購入した商品とスーパーのレシートを渡します。そのレシートや買い物での経緯が「出張復命書」です。団体（主に税金で成り立っている）では、”復命書”という言葉を用います。
復命書とは
出張などで会議に参加した場合、その会議の内容を上司に報告しますよね。上司はその会議には出席していないわけですから、事の詳細を復命書で知ることになります。
では、なぜ復命書の提出が必要なのでしょうか。理由は経費（税金）の支払いに関わるからです。一般の会社では事業によって儲けた資金を蓄え、一部を従業員に分配します。しかし、役所のような団体が行う活動の資金源は国民から集めた税金です。税法に基づいて徴収したわけですから、経費の使い道を明確にしなければ業務上横領だけでなく、国家賠償法の対象にもなります。そのため、復命書によって税金が使われた経緯や内容を明らかにしておく必要があるのです。
復命書と報告書の違い
復命書も報告書もある物事の結果や経緯を記載するという点においては共通です。しかし、復命書には証拠資料という性格も持ち合わせています。経費、つまり税金が動く以上は、その根拠となる証拠（復命書）がないと団体の会計担当から使用した経費の許可がおりないことに。頭の片隅に入れておきましょう。
一方で報告書は結果や経緯を伝えるのみで、報告書によって新幹線の切符代が経費として認められるわけではないのです。企業によって異なりますが、報告書とは別に交通費精算書などの記載が必要となります。
引用元：https://www.apa.co.jp/contents/?p=436
復命書の基本的な書き方
ここからは具体的な書き方やコツを紹介していきます。一般に開示することはなくても、公的な書類ですから他人が見ても分かりやすいように客観的な視点で書くといいでしょう。
①報告年月日
出張や研修などに行った日時を記載します。数日に渡る場合や年や年度を跨ぐ場合は気を付けて記載しましょう。
②所属・職名・報告者氏名
自分が出張時に所属していた部署の名前、肩書、名前を記入します。稀なケースですが、異動前の出張に関する復命書の場合は現在の所属ではなく当時の所属を記載します。そうしないと関係のない部署が研修へ行ったように思われてしまいます。
③表題
復命書のタイトルです。研修内容や出張先で見学した建物やエリアなどを記載します。
④出張先
出張先を記載します。複数個所を回った場合は全て記載します。
⑤開催日時
研修などに参加した日時を記載します。
⑥報告の要約：参加者の人数・目的等
上司が最初に見る場所です。要点を押さえ、できる限りシンプルに書きましょう。
⑦報告本文：タイムスケジュールに沿って簡潔に
一日目から時系列で書くといいでしょう。メインとなる研修や会議だけを記載すると、それ以外の時間に何をしていたか上司は把握できません。
⑧感想・意見・提案等：一番重要な項目 今後の業務への活用方法
目的は出張によって得た知識をどう今後の業務に活かせるかという点です。ただの感想で終わらないように提案事項や気付いたこと、改善案があれば記載しておきます。
⑨添付資料：研修や会議などの資料を添付
写真撮影をした場合や提案の説得力を増す統計資料があれば、必ず添付しておきます。誰でも文書だけより、絵やグラフがあると頭に入りやすいものです。
復命書のポイント
どんなことにもコツがあります。復命書は主に公的機関で使われるものですから、西暦より元号が好まれます。また、添付資料に関しても企業のものより、国立大学や公的機関が作成したものの方が共感を得られやすいでしょう。
①出張から帰ったらすぐに書く
出張先の現場ではメモを取る時間がない場合もあります。また、天候などによって予定が変更されることもあるでしょう。しかし、一日の終わりにはホテルなどで自分の時間を持てるはずです。簡単なもので構いませんので印象に残ったことや感じたことをまとめておきましょう。小さなメモでも記憶を呼び覚ますのに大いに役立ちます。そして、正式に復命書を作成するときは、出張中のメモや資料などを参考にします。いつもの職場で書けるので落ち着いて資料集めができます。
②簡潔にまとめる
復命書に限らず文書はできる限り簡潔にするのが鉄則です。簡単すぎてもいけませんが、分量が多すぎると見る側も大変です。文書の作成が苦手な方は箇条書きでも問題ありません。そして、書く前には全体の文章校正を頭の中で考えます。
コーヒーを飲みながらでもいいでしょう。リラックスした状態で構想を練ることをおすすめします。中には考えずに書き始めてしまう人もいますが、支離滅裂な文章になる可能性が非常に高まります。時間がかかっても構いませんので、書く前に必ず全体の青写真を脳細胞で描いておきましょう。
③本来の目的を見失わない
復命書は報告であると同時に出張や研修に関する費用を支出する根拠となるものです。お金が移動するわけですから、研修や会議の内容が記載されていないと上司に突き返されてしまいます。また、目的から逸れた内容にならないように注意することも大切です。
書き方が分からない場合は、構想を伝えて自分のイメージしたものと上司の考えとが一致しているか探りを入れてみるのもいいでしょう。あくまで客観的に見て、納得できる内容でなくてはいけません。主観的な意見を入れすぎてしまうと他人が見た場合、見方が異なるケースがあります。提案を入れる際もデータなどを添付して、内容を補足しましょう。
④ミスは必ず記載する
どんな人でも必ず失敗します。失敗しないと成長しません。人によって上司に報告する際にミスを覆い隠すケースもありますが、発覚した場合に隠していたとなると悪い印象を与えかねません。ミスは悪いことではありません。何らかの不都合が生じても早い段階で上司に相談しておけば、傷も浅く済みます。
特に入りたての場合は、その部署のやり方に精通していないことが多いですよね。所属部署の上司は人生経験がありますから、失敗も経験しているはずです。相談しにくい場合は、別の上司に判断を仰ぐのも一手です。
いずれにしろ同じ組織に属する共同体なわけですから、出張時のミスは上司のミスにつながります。できた上司ならば、ヒントを教えてくれるかもしれません。さらにミスは報告するだけでなく、どう対処したのかも重要です。問題が発生しても奇抜なアイディアによって苦境を乗り越えたのであれば天晴れです。
まとめ
出張復命書の作成理由と書き方のコツを紹介してきました。初心者の方にもわかりやすく簡潔に説明しているので、初めて出張復命書を書く時の手助けになれれば幸いです。
全国のホテル・旅館に泊まりながら旅するOL。パン作りが好きで、軽井沢を拠点にパン屋さんでも働く。これまで、100を超えるホテル・旅館に宿泊をしている経験を活かし、数々の旅行サイトでWEBライターとして働く。執筆した記事も100以上！ラグジュアリーなホテルから、民宿まで幅広く宿泊。国内のおすすめホテルを紹介するため日々、執筆に勤しみながら今日も素敵な宿泊先を予約して旅をする。
後払いでホテルを予約するなら
- 出張の立て替えが面倒。
- 記念日に素敵な旅館に泊まりたい
- 急な飲み会で終電に間に合わない
そんな時は「minute(ミニッツ)」がおすすめ。
お支払いは最長翌月末で、財布いらずで簡単予約。
清潔なビジネスホテルから、老舗旅館まで。掲載ホテルは「25,000軒以上」。
関連記事
.jpg)
から1泊