【2023年最新版！】出張報告書を０から学ぶ！書き方やテンプレートダウンロードなどなど。

今回はそんな悩みを解決するために、「出張報告書」について学んでいきましょう。
出張報告書を作成したことがない人はもちろん、これまでに何度か作成した経験がある人も。そもそもこの報告書って何のために書くの？と疑問に思っている人も多いのではないでしょうか？

今回は、まず出張報告書の役割を知ることから始めましょう。
名前の通り、出張時の現地での業務内容や成果等を報告するためのものです。いつ、どこに、何の目的で出張したのか、必要な情報を正確に、そして簡潔にまとめることが求められます。

 

出張報告書は、上司や出張に同行していない社内のメンバーに状況や成果をシェアすることを目的に作成します。これを元に、上司は今後の方針やアクションを決めることもあるため、出張費を精算する以外にもかなり重要な役割を果たします。 出張報告書は「出張での成果や新たに見つかった課題をシェアする大切な報告書」であることは先ほども触れたとおりです。そのため、出張から帰ってきたら速やかに提出することを心がけましょう。
日にちが空いてしまうと、自分の記憶も曖昧になってしまうことがあります。長期の出張では、日報やメモなどに1日ごとの振り返りを残しておき、それらを報告書にまとめるとスムーズですよ。

 

ここまでで、出張報告書がどれだけ大切なものかお分かりいただけたかと思います。次は、実際の書き方について確認していきましょう。 出張報告書には、いつ、どこに、何のために出張したのか、そして現地でどんな成果があったのかということを正確に簡潔にまとめます。

これの基本情報をベースに、次の必要な項目を埋めていきましょう。

①出張者名：出張に行った人の部署名・名前を明記します。同行者がいる場合は、同行者名も合わせて記入しましょう。

②出張先：どこに出張したのかを明記します（地域・会社名など：東京 ◯◯社）。担当者名もあると良いかもしれません。

③日程：出張期間がわかるように明記します（◯年◯月◯日（）〜◯年◯月◯日（））。

④目的：今回の出張の目的を明記します（◯◯の打合せ、商談、訪問など）。

⑤内容：詳細な出張内容（行った場所や、何をしてきたのか）を明記します。内容は時系列で記入するのが基本です。

⑥成果：成果が出た場合にはその旨も明記しましょう。

⑦所見：所見は必須ではありません。しかし、自分の意見がある場合は、一文程度にまとめて記入しておきましょう。細かなニュアンス等を伝えたい時にも有効です。

⑧関連書類：必要書類がある場合には、最後に添付します。資料名称や作成日時、総ページ数等を記入しておくと良いでしょう。


まとめてみるとたったの8項目で完成です。全て事実を記入すれば良いので、出張中にメモを残しておけば、迷うことなくスムーズに記入ができそうですね。

場合によっては、出張経費の記入が必要なこともあるかもしれません。周りの先輩社員などにも確認してみてくださいね。 出張報告書を作成する際のポイントは、「正確さ」「簡潔さ」です。

出張とは、何らかの会社の目的を持って行くものですよね。そのため、報告書によって、その目的や出張によって得られた成果を上司に報告したり、出張に同行していないメンバーとシェアする必要があります。必要項目を漏れなく明記することを意識しましょう。

フォーマットが用意されている場合は、そちらを利用しましょう。フォーマットがない場合は、過去に先輩が提出したものを参考にさせてもらうと、イメージがしやすいですよ。

また、出張に行くと思わず話が盛り上がり、予想以上の成果が得られることも考えられます。しかし、あくまでも当初の目的を忘れずにいることは、出張報告書を作成する際には大切なポイントです。

忙しい上司は報告書をじっくり読む時間がとれるとも限りません。ダラダラと長文を書いていては読みづらいですし、読む気も失せてしまいます。目的・成果・課題といった伝えたい内容を簡潔に明記することを心がけてくださいね。 出張報告書を作成する時には次のことにも注意しましょう。

・提出は出張から戻ったあと、速やかに行いましょう。
・文体を揃えましょう。文を書くときの基本ですが、「ですます調」や「である調」が混同しないように気をつけてください。
・感想文ではありません。何度も繰り返しますが、5W1Hを意識して、分かりやすく簡潔にまとめましょう。
・話が盛り上がり大きな結果が得られた場合も、当初の目的とその成果にフォーカスして作成しましょう。
・所見を書く場合は、あくまでも客観的意見として書くことが大切です。
・課題点がある場合は、その内容も報告します。
・ミスや失敗もきちんと報告しましょう。自分の失敗はあまり知らせたくないのが正直なところです。しかしそれによるフィードバックが得られれば、成長に繋がりますよ。 作成した報告書は、必ず提出前に誤字脱字がないか、事実と違うことを書いていないか、もしくは書くべきミスなどを隠していないかしっかりチェックします。

特に、固有名詞や数字（日時や単位）は間違えやすいポイントです。しかしそれらの間違いを残しておくと、今後の業務のミスにも繋がる可能性があります。

声に出して読むなど、必ず提出前に、今一度確認してくださいね。
出張報告書を初めて作成する人なら特に、テンプレートをダウンロードすることもおすすめです。

『bizocean』
今回は、出張報告書の役割や書き方をご紹介しました。難しそうと感じていた方も、これなら書けそうという気持ちになったのではないでしょうか？

せっかく出張という任務を任されたのですから、報告書までしっかり責任を持って提出しましょう。報告書にまとめることは、自分のビジネススキルをあげることにも繋がります。良い報告書は上司の目にも留まるかもしれませんね。

ぜひ今回の内容を踏まえて、出張報告書作成に活かしてくださいね。