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出張費の立替方法はどうする？気になる税金や精算方法！

公開日: 2018/12/01
更新日: 2022/10/14

急な出張が決まり、上司から「今回の出張費は立替で決済しておいて！」と言われた経験はありませんか？慣れている方であれば問題ない出張費の立替処理ですが、初めての時は方法や注意ポイントが分からず悩んでしまうことも多いもの。

今回は、出張費の立替について、気になる税金のかかり方や精算方法についてもしっかり解説していきます。「立替するときは現金がないといけないの？」「どのように精算すべきか分からない…」とお悩みの方は必見ですよ！

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出張費の立替方法は何がおすすめ？

まず、基本からチェックしていきましょう。重要となるポイントは「出張費の立替方法」です。支払い方法には一般的に現金での支払い・クレジットカードでの支払い・デビットカードでの支払いがあります。どの支払い方法を選択するのが最適なのでしょうか？

カードで立替するのが一般的

最も一般的な立替方法はクレジットカードでの支払いです。

理由は2点。クレジットカードで支払った場合は、各会社の規定にもよりますが、1～2ヶ月後の支払いとなります。そのため、急な立替であっても資金は必要ありません。支払日には立替費用が会社から振り込まれているので、「お金が足らなくて、支払えない…」という心配もありません。

また、クレジットカードは支払った費用が可視化しやすいのも嬉しいポイント。自分がこの出張でいくら立て替えているのかを簡単に知ることができますよ。

現金の場合は領収書を必ずもらう

全てをクレジットカードで支払うと精算処理もスムーズですが、利用店舗やホテルによってはカード利用不可となっていることも…。その際は現金で支払うこともありますが、注意すべきは必ず「領収書」をもらうこと。領収書がないと金額や用途も不透明となり、会社側も精算できなくなってしまいます。

業務上必要となった費用に関しては、金額の大小や内容に関わらず全て領収書を発行してもらうように徹底しましょう。

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出張費の立替をしたときの税金はどうなるの？

出張費の立替時に気になるのが「税金」について。国税庁のホームページにも記載されているように、出張手当を通常手当として支給した場合は原則給与とみなされてしまいます。

しかし、要件を満たせば非課税になることもあるんです。詳しくチェックしていきましょう。

所得税はかからず、課税されない

出張経費を非課税とするためには勤め先企業の「出張旅費規程」を確認する必要があります。「出張旅費規程」とは、社内や社外の2つの観点から総合的に判断した結果、適切であった場合に出張手当を非課税にすることのできる規定です。「同業の他企業と比較して支給額は適切か」「社内でのバランスは不自然でないか」など、必要要件をクリアした規定の下であれば出張にかかる支出や手当は、会社側も出張者側も非課税になり、所得税の支払い義務はありません。

立替した出張費はどのように精算するの？

立て替えた出張費の精算方法は、各会社によって多少の違いはあるものの基本的なプロセスはおなじ。出張後に内訳と必要となった費用を明記し、それぞれの領収書を併せて提出するだけなんですよ。直属の上司・経理部の担当者などを経て、支払われます。

給与と一緒に精算するのが一般的

基本的には次回の給与支払い日に、給与と一緒に精算されるのが一般的となっています。しかし、例外もあるので注意！例えば、22日から1泊で出張後、精算処理をお願いした場合に25日が給与支払い日の会社であれば処理が間に合わない可能性が高いです。その場合は、翌月以降に精算されるようになります。

立替期間があることが多いので注意

企業によっては「立替期間」が定められていることも多いので、注意する必要があります。「立替期間」とは、立て替えた出張費用をいつまでに精算すべきかという目安期間のこと。例えば立替後3か月以内に処理をするように明記されている企業に、出張から半年以上経過して申請しても認められないのです。しかし、立替期間においては正確に規定していないこともしばしば。トラブルを避けるためにも、事前にいつまでに処理すべきか聞いておくと良いですよ。

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お得に出張費を立て替えよう

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出張費の立替がきついときの対処法

ホテル

出張費の立替はお金に余裕があるときは問題ないですが、金銭状況が厳しいときはきついもの。またクレジットカードの上限額を10万円や20万円に設定している方は上限を超えてしまって使用できないこともありますよね。

そんなピンチを避けるためにも、出張費の立替をする際は賢く支払い方法を使い分けていきましょう！

ホテル代は後払いOKのサービスを利用する

新幹線や飛行機などの交通費、出張先での接待費用、ホテルでの宿泊費用など…出張に行った場合の支出は意外と大きいもの。すべてをクレジットカードで支払ってしまうと負担も大きくなってしまいますよね。決済を分散させて負担を減らすためにも、ホテル代は後払いサービスを利用するのがオススメ！

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海外など交通費が高額になる場合は仮払いの相談をする

国内出張であれば交通費もなんとかなりますが、海外出張の場合はベツモノ。飛行機の片道料金が何万円もすることもしばしばありますよね。あまりに高額になってしまう場合は、上司に事情を説明しましょう。立替ではなく、仮払い措置を取ってくれる可能性もあります。困ったときには迷わず相談してくださいね。

いろんな決済方法をマスターして快適な出張を！

出張で立替金が発生した場合は、精算手続きや税金についてしっかり理解しておく必要があります。最初は慣れないものですが、基本的なステップや注意すべきポイントさえ覚えると意外にも簡単に処理することができちゃいます。

クレジットカードや後払いサービス「minute」など、さまざまな決済方法を上手に使いこなして出張時の負担を軽減していきましょう！

著者紹介

マイまい｜ミニッツマガジンライター
（東京都生まれ、軽井沢に在住）

全国のホテル・旅館に泊まりながら旅するOL。パン作りが好きで、軽井沢を拠点にパン屋さんでも働く。これまで、100を超えるホテル・旅館に宿泊をしている経験を活かし、数々の旅行サイトでWEBライターとして働く。執筆した記事も100以上！ラグジュアリーなホテルから、民宿まで幅広く宿泊。国内のおすすめホテルを紹介するため日々、執筆に勤しみながら今日も素敵な宿泊先を予約して旅をする。