【ビジネスマン必見！】出張先へのお礼メールの書き方徹底解説！

出張お礼メールはいつまでに送るのがベスト？

 

 

当日に送る

出張先の方へのお礼メールは、できれば出張から戻った当日中に送信するのがマナーです。

出張先で、取引先や担当者の案内やサポートがなかったら、仕事はとても困難なはずです。

サポートをしてくれた相手には、速やかに感謝の心をお伝えする必要がありますよ。　

お礼のメールは遅れるほど相手の印象が悪くなり、送る側も日にちが経つほど送りにくくなります。

解説サイトによっては3日以内としているところもありますが、当日に送るのが一番送りやすいはずですよ。

素早くお礼のメールをお送りできれば、出張先の方にはあなたの誠実さやコミュニケーション能力がしっかり伝わり、交換を持ってもらえるでしょう。

 

遅くても翌日

うっかりお礼のメールを出し忘れてしまって翌日を迎えたとしたら、すぐにメールを送りましょう。

遅くても翌日までに送付するのが誠意です。

翌日以降になってもメールがこないと、相手からすれば「もう会わなくてもいいと思っているのかな」と思われても仕方ありません。相手が大切な相手であればあるほど、こちらからの連絡が遅れるのは命取りになります。

もし翌日になってしまった場合は「ご連絡が遅れて大変失礼いたしました」などお詫びの文言を一言付け加えることをおすすめします。相手があまり気にしていなかったとしても、あなたの丁寧さや誠意は伝わるはずです。

 

お礼文の書き方

ここからはお礼の文章の書き方についてお伝えします。

宛名

ビジネスメールでは１行目に宛名を書くのがマナーです。宛名の書き方には型があり

・会社名

・部署名

・役職名(肩書)

・名前(フルネーム)＋様(敬称)

とするのが基本です。

また、複数の取引先や顧客にメールを送るなら、宛名の順番が非常に重要です。順番を間違えると非常に失礼な印象を与えてしまうため注意しましょう。

同じ会社の複数人に送るときは役職順、2社以上の相手に送るなら会社との関連度が高い順にしましょう。もし役職がわからない場合は、誰かに確認をして送るのが第一ですが、もし難しい場合はあいうえお順など規則のある形で送りましょう。

また、メール本文に書く宛名だけでなく、宛先に入力するメールアドレスもこの順序に準じるのがマナーです。また、宛先のメールアドレスは英文でそのまま表示される形ではなく事前に社名、氏名、敬称で表示されるよう登録をしておくと丁寧ですよ。

 

時候の挨拶

時候の挨拶とは、もともと手紙の前文に書いた書き出しの言葉です。四季の豊かな日本独自の習慣とされています。季節ごとにふさわしい文言があるため、意識して入れてみるとよいでしょう。

例として、以下のような文言です。長くなり過ぎぬよう、すっきりと取り入れてみましょう

春：「桜の花が美しく咲き誇っております」

夏：「暑さが日ごとに増してまいります」

秋：「味覚の秋を迎えました」

冬：「年の瀬が押し迫ってまいりました」

 

出張先でお世話になったお礼

挨拶のあとには、出張先でお会いしたことへの御礼を書き込みましょう。

お礼の文面としては

「先程はお忙しい中、貴重なお時間を頂き、ありがとうございました」

などのシンプルなものがよいでしょう。

 

出張先の出来事への感謝の言葉　

出張先で食事をご一緒したり、観光案内を受けたりした場合には、そのお礼も添えましょう。

「お食事もご一緒させていただき、たくさんの学びを得させていただきました。

とくに〇〇部長の新規開拓の経験談や顧客との関係性の築き方のお話は、大変勉強になりました。 現在の自分の悩みに重ね、これからどのような自己研鑽を重ねたらよいかが、見えてきたように思います。」

このように、具体的なエピソードや印象に残っている部分を深めて書くとよいでしょう。

この部分に関してはすっきりと記載するよりも、丁寧にわかりやすく書くことをおすすめします。

相手としても、仕事のみならず人間性としてあなたが誠実で信頼のおける人物であることを感じてくれるはずです。

 

今後も変わらぬ厚誼を願う言葉

 お礼のあとには、今後につながる一言を書き添えましょう。

「またお時間がありましたら、是非ご一緒させていただきたいと思っております。」

「次回のミーティングでも、お話をお聞かせいただけることを楽しみにしております。」

など、今後も良好な関係を築きたいことを素直に表現するのがコツです。

 

結びの挨拶

最後は結びの挨拶で締めくくります。

「今後もご指導のほど、よろしくお願い致します。」

「引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。」

などの言葉が一般的です。

結びがあることにより、文章が引き締まり丁寧な印象を与えます。

忘れぬようにしましょう。

 

相手に伝わるお礼文のポイント

相手にお礼の気持ちを伝えるには、定型文に沿っただけの内容ではなく、相手に合わせたオンリーワンのお礼状にする必要があります。例えば一緒に食べた食事のことを思い出し「会食の席でいただいたアワビのソテーは非常に美味しく、またぜひともそちらにお伺いしたいと思いました。いつかプライベートで家族も連れていきたいと思います」など、相手のお店選びや接待に感謝の気持ちを表す文面などがよいでしょう。

また、出張先で何かいただきものをした場合も、お礼を具体的に述べるとよいですね。「帰りの際にいただきましたクッキーは、社内のメンバーで美味しくいただきました。温かなお心遣いをいただき、とても光栄に思います」など、うれしい気持ちを具体的に表現した文面が喜ばれますよ。

 

まとめ

出張の御礼は、当日に、「お世話になりました」「ありがとうございました」と口頭で伝えることも大切ですが、それと同じように「ビジネス上の礼儀」として、メールでもお礼をすることが重要です。

出張が終わるとついほっとして、お礼まで気が回らないこともあるかもしれませんが、もしもお礼メールを送らなければ、相手に礼儀知らずな印象を与えてしまい、頑張った出張での振る舞いもすべてムダになってしまうかもしれません。

お礼メールをていねいに送ることができれば、取引先のみならず、社内の先輩や上司からも丁寧で隙のない仕事ぶりを評価してもらえる可能性もあります。ぜひ細やかな気遣いで、出張後のお礼メールを送ってみてくださいね。

 

 

著者紹介

マイまい｜ミニッツマガジンライター
（東京都生まれ、軽井沢に在住）

全国のホテル・旅館に泊まりながら旅するOL。パン作りが好きで、軽井沢を拠点にパン屋さんでも働く。これまで、100を超えるホテル・旅館に宿泊をしている経験を活かし、数々の旅行サイトでWEBライターとして働く。執筆した記事も100以上！ラグジュアリーなホテルから、民宿まで幅広く宿泊。国内のおすすめホテルを紹介するため日々、執筆に勤しみながら今日も素敵な宿泊先を予約して旅をする。

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