出張のホテルの選び方、予約方法を徹底解説。おすすめのサイトも紹介!

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出張はそれ自体も大変ですが、その準備も大変ですよね。特にどのホテルにどんなプランで泊まるかには頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。ご自身の出張手配をご自身でなさる方、秘書やアシスタント・総務として社員の出張手配をなさる方、立場は様々だと思いますが今回はそんなみなさんに役立つ出張の際のホテル予約にまつわるあれこれをご紹介します。

目次

出張で利用できる代表的な予約方法

旅行

出張のホテル予約はプライベートと異なり、金銭面でも規定があり少しややこしいですよね。どうやって予約するべきかも迷ってしまうものです。

エージェントを利用する

・JTB

・日本旅行
 
これらのサイトでは出張パックが組まれています。上手に利用するとおトクかつ便利に出張プランを組めそうです。

予約サイトから自分で予約する

予約サイトは情報が多く手に入るのが利点です。多くの候補から自分で選びたいという方に最適。

楽天

掲載施設の多さが特徴の予約サイトです。

じゃらん

温泉宿が多く掲載されています。

minute

後払いができる宿泊予約サイトです。建て替えの出張に便利。

旅行会社に行って相談して予約

旅行会社の窓口に直接訪問する方法も。オンラインはややこしい!という方は旅行会社さんに任せちゃいましょう。

ホテルのサイトで直接予約する

ネット予約

ホテルのHPで直接予約ができる場合も。東横インなどはHPからの予約で割引を行なっているので、一度のぞいてみると良いかも。

電話予約

直切ホテルに問い合わせることで、ネット上には反映されていない情報が得られて得をすることもあります。また、実際にホテルマンと通話して声を聞くことで、そのホテルの接客等のイメージを掴むこともできます。

出張で利用できるおすすめのホテル

旅行

ホテル選びは出張だからこそ気を付けるべきポイントがいくつかあります。

ここではホテル選びのコツからおすすめのホテルブランドまでご紹介いたします

ホテル選びのコツ

①アクセス面・周辺環境
出張は慣れない土地に行くことがほとんどなので、都市の中心部や駅近のホテルをとることをオススメします。道に迷って遅刻した、なんていうことを防ぐためにもアクセスのいいホテルを選びましょう。近くにコンビニがあるかどうかもチェックしておきましょう。
 
②インターネット環境
出張先で職場や取引先と連絡をとったり作業をするのにインターネット環境は必須です。
 
③アメニティ
出張者の荷物が少なくて済むよう、ホテルはアメニティが豊富な方が好ましいです。

おすすめのホテルブランド

東横イン

無料朝食サービスやレンタルパソコンなど幅広いサービスを提供するホテル。

リッチモンドホテルズ

リッチモンドホテルズはキッズや女性への配慮まで行き渡ったホテルです。ビジネスとしてでだけでなくファミリー利用もでき、安心感があります。

ドーミーイン

朝食や夜食のクオリティが高いことで評価されているブランドです。全国の主要都市だけでなく、なんと韓国にも展開しています。

出張を手配する際に気をつけたいポイント・注意点

旅行

出張の手配がうまくできていないとお仕事にまで影響が出る場合があります。そんなミスをしないためにも、ここでは出張を手配する時に気をつけるべきポイントをご紹介いたします。ぜひ参考にして出張手配のミスを防ぎましょう!

ホテルを予約するときに気をつけたい注意点

キャンセル料が何日前から発生するかは気をつけて見ておきたい点です。またビジネス利用の場合に名刺の提示などを求めてくるホテルも稀にあるので、トラブルを未然に防ぐためにも確認しておきましょう。

秘書・総務担当が予約する場合のポイント

本人に希望を尋ねる

出張者本人に細かい希望がある場合もあるので本人に尋ねるのが一番の早道ですね。

昔から贔屓にしているホテルや旅行会社の人に相談する

信頼しているプロにお願いできれば安心です。 

社長がどこかのホテル会員になっていないか尋ねる

社長のコネクションでスムーズに予約できたりお得な待遇を受けられる可能性があります。

ホテル以外の予約

移動手段

飛行機、新幹線、電車(グリーン車)のチケットも忘れず。繁忙期は特にチケットが取りづらいので早めの確保がおすすめ。時間についてや座席の指定についても出張者本人に事前確認しておくとなお良いです。

Wi-Fi 

Wi-Fiがホテルに無いときはルーターを事前にレンタルしておくことが望ましいです。またWi-Fi有りのホテルでも上手く接続できないときもあるので、PCレンタルのあるホテルをサーチするなど十分気をつけましょう。

食事 

ホテルの食事は朝夜付きにするか、どちらかだけにするか、はたまた素泊まりにするのか、当日のスケジュールを考えながら選択しましょう。

まとめ

今回は出張時のホテルの予約の仕方について体系的にまとめてみましたがお役に立てましたでしょうか?出張先のホテルの手配は、特に自分が行くので無い場合、気を回さなくてはいけないことが多くて大変だと思いますが、より良い出張のために抜かりのないようにしましょうね!

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