【必見】ホテル宿泊時の領収書の発行方法を詳しく解説|宿泊証明書についても

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出張などでビジネスホテルを利用した場合、宿泊費を経費として申請するために領収書が必要となります。
その場合、予約サイトで事前支払いしたケースと現地で支払いをするケースでは領収書の発行方法が違うことを知っていますか?
また、一度作成した領収書を再発行する方法やその可否についても、この記事で解説!
さらに、領収書とは別に「宿泊証明書」が必要な場合、発行についてホテル側に事前に話しておいたり、書いてほしい項目をおさえたフォーマットを用意することも大切です。
スムーズにこれらの証明書を取得するために、基礎知識を押さえておきましょう。

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目次

領収書の発行ってどうすればいいの?

ホテルなどの領収書の発行方法は、予約サイトを通じて事前に決裁した場合と、ホテルに宿泊したあとに現地で直接支払いをした場合で異なります。

ここからは予約サイトでの決済と現地決済の2パターンにおける領収書の発行方法についてまとめました。

予約サイトを通して支払いをした場合

Expedia(エクスペディア)やagoda(アゴダ)などの予約サイトを通じて事前に宿泊費を支払っている場合、WEBサイト上で領収書を印刷することが可能です。

サイトのマイページから自分の予約一覧を表示し、宿泊済みの予約をクリックしてから「領収書の発行」などのボタンをクリックすると、自分あての領収書が印刷されます。

サイトによっては宛名も指定した上で印刷できるため大変便利です。

サイトによっては、領収書画面を表示できる回数が限られている場合があるため印刷は速やかに行うようにしてください。

現地(ホテル)で支払いをした場合

ホテルで支払をする場合、チェックイン時にレセプションに「領収書がほしい」という旨を記載しておくとよいでしょう。

宿泊費に対する領収書は、チェックイン時にもらえるホテルとチェックアウト時にもらえるホテルがあります。

チェックイン時に領収書をもらう場合、ルームサービスなどで後で使った費用の分については当然ながら記載されないため注意してください。

 

領収書の再発行の方法など詳しいルールを解説

領収書をなくしてしまったときや汚損してしまった場合、再発行が必要になる場合もあるでしょう。

しかし、簡単に再発行ができてしまっては不正使用もできてしまいますし、どのような条件で再発行ができるのか気になるところです。

また、宿泊費と食事代など、領収書を分けることは可能なのでしょうか。

領収書の再発行ってできるの?

予約サイトなどを通じたオンライン領収書の場合は、ほとんどの場合再発行が可能です。

ホテルで領収書の再発行は店舗によって方針が異なりますが、しっかりと事情を話せば問題ありません。

どちらにせよ、不正利用防止のために再発行と分かるように印字されます。

領収書を分割してもらうことってできるの?

経費として計上できる上限額があったり、食事と宿泊で費目を分ける必要があるときなど、領収書を分けて出してほしいこともありますよね。

ほとんどのホテルの場合、脱税目的でなければ支払い金額の一部を領収書として書いてもらうことは可能です。

ただし、ホテルによって禁止されている施設も存在するため、初めに確認しておいた方が無難でしょう。

宿泊証明書ってなに?発行の仕方も詳しく解説

宿泊証明書は、出張の記録として勤務先に提出することを目的とした書類です。

企業によって決められたフォーマットがある場合もありますが、ホテルそれぞれの書式でよい場合もあります。

宿泊証明書とは

基本的には、決まったフォーマットはない「宿泊の証明」。

会社によっては、出張の記録のために必要になることがあります。

領収書とどう違うかというと、利用金額の記載が必須ではないことです。

あくまで「泊まった」という証明であればよいため、宿泊者の名前、宿泊日、宿泊施設の印鑑、名前にある人が宿泊したことを証明する、という一文さえあれば、一般的には証明書として認められます。

宿泊証明書の発行の仕方

チェックイン時にレセプションに、宿泊証明書が必要であることを伝えましょう。

会社によって決まったフォーマットがあるなら、はじめに伝えておくことも忘れずに。

あらかじめ印字して持ち出しておくとスムーズですよ。

ホテルによっては、ホテル独自の宿泊証明書がなく、客側がフォーマットを持参しないと書いてもらえない場合もあります。

その場合はあとで書いてもらうのは手間になってしまうため、やはり事前に用意しておくのが無難ですね。

また、ホテルによっては、フォーマットはあるものの、客側が記載してほしくないポイントまで詳細に記載するフォーマットになっている可能性も。

会社に指定の書式がなくても、書いてほしい項目だけをしぼった証明書を自分で作成して持参しておくのがベストです。

まとめ

領収書や宿泊証明書は取得を忘れてしまうと、あとで発行してもらうのが面倒な場合があります。

出張前に必要書類やフォーマットを集めておき、間違いなく取得できるようにしておきましょう。

宿泊証明書のフォーマットなどは、自分で作成しておけばあとは毎回印刷するだけで何度も活用できます。

必要な場合はできるだけ早く用意しておくと便利ですよ。

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