【ビジネスマン必見！】出張伺いの書き方を徹底解説！

「出張伺い」とは

「出張伺い」とは、出張の目的や趣旨・交通費や宿泊費などの経費・出張日とスケジュールを事前に明記したものです。

出張に行く事が決まると、「出張伺い書」を作成し上司に提出します。

会社側はこれにより、旅費(交通費・宿泊費)の把握ができ必要な出張なのか判断することができます。

あらかじめ社内で検討することにより、無駄な経費を削減することが可能に。

また、出張により生まれる効果・利益を知ることができます。

 

作成するにあたり、不備・間違いがあると仕事に対する姿勢を疑われ、評価が下がってしまうことも。

できるだけ不備・間違いがないように準備をし、予算は正確にします。

交通費・宿泊費は調べた上で正確に記入してください。

 

出張伺いに記載する項目

会社により違いがありますが、主な項目は以下のようになります。

・出張先や概要と出張日

・出張の趣旨や目的

・出張期間,行動予定などのスケジュール

・出張費用(交通費・宿泊費)

 

作成する時には、4点を含め要点を抑えて書いていきましょう。

自分自身で再確認もでき、全体像を把握しやすくなります。

 

上司に好まれる書き方として、見てすぐに内容が把握できることがあげられます。

結論を先に書いてある文章も好まれます。

要点を簡潔にまとめて分かりやすく書くことがポイントです。

出張の概要

はじめて出張に行く場合は、何を書けばよいのか分からないと思います。

 

まずは、訪問先の会社の情報。

そして、どのような仕事をしに行くのか?

を、軸に書き足していくと全体像が整理しやすくなります。

 

「いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように」

を、意識しながら書くようにすると簡潔にまとめることができます。

 

※ダラダラ文章を書くよりも、読みやすさを重視して箇条書きにするとわかりやすくなります。

出張の趣旨や目的

出張と一言でいっても、その目的はさまざま。

顧客訪問、会議、打合せ、商談会、研修会、説明会などがあり、趣旨や目的を意識して書いていきます。

 

趣旨・目的を明確にするには、まず一言で「何のため?どんな出張?」かを分かるように表してみましょう。

「新商品開発のための、○○会社との企画会議」「○○社主催の、研修会受講」のような感じです。

 そこに経緯や理由(趣旨)、今後の方針(目的)を補足すると分かりやすく書くことができます。

 

趣旨・目的がはっきりすると、出張そのものが効率よくおこなえます。

心構えも違い、下準備をする目安にも。

 出張費用の詳細

出張のためにかかる宿泊費・交通費を記載します。

事前に宿泊先・料金、移動方法・料金を、調べて正確に書く必要があります。

会場費などが、かかる場合も書きましょう。

《例》

出張費用     合計○○円。

内訳          往復旅費○○円、宿泊費○○円、会場費○○円。

 

接待費や手土産代など贈答品に経費がかかる場合も、事前に調べて確認し記載します。

取引先との会食→接待交際費

打合せの時の食事→会議費(金額設定ありのとこも。要確認)

出張の際の毎回必要な食事は、出張費用として経費にはなりません。

 

かかった費用は、領収書をもらいましょう。

仮払いをしたら、出張から戻り次第精算しなくてはなりません。

領収書を提出し、余った分は返還し不足分はその金額を精算してもらいます。

 

いつ提出するの?

 「出張伺い」の提出は、余裕を持って出すのが基本です。

もしもの事態が発生しても、すぐに対処できるようにしておくことも大事ですよね。

 

作成が終わりしだい上司に提出しますが、承認者が何名かいる場合は1週間前には出しておくのがベストです。

また、実行内容・金額によっては早めの承認が必要となるケースもあります。

作成後はできるだけ、早め早めの提出を心がけてください。

手直しをしているうちに、間に合わなくならないようにしましょう。

 

まとめ

 「出張伺い」のようにビジネス文書には、会社によってテンプレートがあったり、所定の様式が決まっていたりします。

何も言われなければ聞いてみるのもいいですね。

自分で一から作成するよりも時短でき、分かりやすいので書くのも楽です。

 

ダラダラ長い文章を書かずに、自分が読むのを想定して分かりやすくコンパクトな文面を心がけてください。

提出する前には、誤字・脱字がないか必ずチェックしましょう。

間違いが少なくてすみますし、心証もいいはずです。

 

ダウンロードできるテンプレートが、インターネット上でも色々あるので、一度見てみても良いかも知れません。

書き方が分からなくなったときは、参考になると思いますよ。

 

 

 

 

著者紹介

マイまい｜ミニッツマガジンライター
（東京都生まれ、軽井沢に在住）

全国のホテル・旅館に泊まりながら旅するOL。パン作りが好きで、軽井沢を拠点にパン屋さんでも働く。これまで、100を超えるホテル・旅館に宿泊をしている経験を活かし、数々の旅行サイトでWEBライターとして働く。執筆した記事も100以上！ラグジュアリーなホテルから、民宿まで幅広く宿泊。国内のおすすめホテルを紹介するため日々、執筆に勤しみながら今日も素敵な宿泊先を予約して旅をする。

関連記事