【ビジネスマン必見!】出張先への不在メールの書き方|例文もご紹介!

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出張が多いビジネスマンの方の中には「もしも出張中に取引先から急ぎのメールが来たらどうしよう?」
と悩んでしまうことはありませんか?
そんな時は事前に会社を不在であることを周知するために「不在メール」というものを活用することをおすすめします。
「不在メールをどのように書けば良いのかわからない…」なんて方のために不在メールの書き方についてしっかりと解説していきます。
今はまだ出張がないという新人ビジネスマンも、出張することになった時のために、心構えとして頭に入れておくといざという時に役に立つかもしれません。

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目次

出張時の不在メールは必要?

結論から言うと、不在メールは必要です。

社内・社外に情報共有ができるうえに、相手の信頼を得ることができます。

「急ぎの連絡があるのに、本人から返答がなくて困っている」となると、自分の業務も相手の業務も滞らせてしまう原因に。

ひいては、相手の信頼を失うことにつながる可能性が高いです。

出張や有給休暇で長期不在する際には、早めに不在メールを送りましょう。

 

社内の場合

自分宛にかかってきた電話の取り継ぎ。

社内であっても、同じ営業所や部署ではない場合など、あなたが出張で不在にしてることを知らないメンバーも居るでしょう。

いつもと同じようにあなた宛に電話がかかってくるはずです。その取り継ぎをしてくれるのは同じチームのメンバーとなり、彼らに負担がかかってしまう可能性がありますね。

通常の自分の業務をこなしながら、あなたが不在である旨を伝えることになるので。

 

社外の場合

・連絡を取りたくてもなかなか連絡がつかない

社外となるとまた重要度も上がります。

取引先の人があなたに用事があり、電話やメールをしてきても、あなたは会社に居ないために一行に返事がない。

「おかしいな。急ぎなのにどうしよう」と先方を困らせてしまうことになりかねません。 

これは出張に限ったことではありません。

例えばあなたが平日が営業日の会社に勤めていて、平日に5日間有給を使って休んだとします。

取引先としては、取引相手の会社が平日営業なのを知っているでしょうから、平日に仕事の連絡をしてきます。

しかしあなたから返事がないので不信感にもつながります。

長年築き上げてきた信頼関係も一瞬にして崩壊するでしょう。

しかしながら、例えばそれが病欠なら仕方がないと思ってもらえるでしょうが、有給という事が先方に分かってしまった場合などは「なぜ予め言ってくれなかったんだろう。知っていれば前倒しなどどうにか出来たのに」という事態が発生してしまうかもしれません。

 出張に限らず、長い期間会社を空ける場合は社内・社外(取引先)に必ず連絡をしましょう。

 

不在メールの書き方|例文とともにご紹介

では、不在メールの書き方を例文と一緒に紹介します。

「まだ不在メールの書き方が分からない!」「どういう本文で送るのが良いのか迷っている」という新人ビジネスマンも、ぜひチェックしてくださいね。

タイトル

タイトルには、何の連絡なのかが一目で分かるものを書きましょう。

仕事をしている人というのは、日々たくさんのメールを送受信しています。

あなたが出張でいないということは重要な事柄ですから、メールを受信した時に分かりやすく、かつ見落とされないようにしなければなりません。

そのためにはタイトルがとても重要です。

下記に例となるものを紹介します。

例:【出張のご連絡】〇〇月〇〇日~〇〇日 出張のため不在にしております

まず【出張による長期不在のご連絡】などとして、タイトルの冒頭にはっきりと書きます。

【 】で囲っておくとより目立ちやすいので良いですね。

そのあとに不在の日程を詳しく書くと良いでしょう。

本文

本文を書く際、挨拶のほかに不在の期間や緊急連絡先を必ず明記しましょう。

また、メールやメッセンジャーなど対応できるものがあれば付け加えてください。

先方が、「どうしても緊急の連絡がしたい」「早めに返事が欲しい」という際に対応しやすくなります。

さらに、自分が所属している会社名や部署名も書くと丁寧です。

クッション言葉を適宜入れて、先方に適切な不在メールを送りましょう。

参考例として、下記のような本文がベストです。

 

株式会社◯◯

営業部営業一課◯◯◯◯様

平素より大変お世話になっております。

株式会社◯◯◯◯ 〇〇部の◯◯◯◯でございます。

私事で恐れ入りますが、◯月◯日◯曜日~◯月◯日◯曜日まで出張に出ております。

つきましては、会社メールの確認が◯月◯日◯曜日になってしまいますため、その間、お急ぎのご用件がございましたら、私の携帯電話(090-XXXX-XXXX)までお電話を頂ければ幸いでございます。

また、メールに関しても、XXX@XXX.XXのアドレスでしたら比較的リアルタイムに確認させて頂くことが可能です。

大変ご面倒をお掛けすることになり、ご不便をお掛けいたします。何卒ご理解賜りますよう宜しくお願い申し上げます。

株式会社◯◯◯◯

〇〇部◯◯◯◯

まとめ

出張の日程が決まったら、早い段階から不在メールを送る準備を進めておきましょう。

出張は事前の準備がいろいろとありますから、出張間際に慌てることがないようにしたいですね。

長期の有給休暇を取る際も、早めに社内・社外へメールを送るよう意識することで相手の信頼を得ることができます。

ぜひ参考にしてみてくださいね。

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